Umowa jest przyjacielem grafika i to najbliższym jakiego posiada przy współpracy z klientem. Prowadząc działalność usługową nie wyobrażam sobie współpracy bez podpisanej umowy. Moje początki w branży nie były łatwe. Aby uniknąć wielu przykrych sytuacji można było po prostu podpisać z klientem umowę. Mimo niedopilnowania tego, co powinienem, ten sam błąd popełniłem kilka razy. Oczywiście tylko dlatego, aby upewnić się, że to na pewno był błąd 🙂 Artykuł skierowany jest raczej do początkujących grafików, zaczynających swoją przygodę w tej dziedzinie i budujących swoje portfolio.
Nie popełniaj mojego błędu
Jeszcze przed rozpoczęciem swojej działalności pracowałem jako grafik na umowę o dzieło. Przeważnie były to małe i średnie firmy. Wszystko przebiegało bez problemu. Podpisanie umowy, przedstawiam wstępny projekt, nanoszę zmiany, akceptacja i rozliczenie. Wkraczając w świat prowadzenia własnego biznesu i chęci zarobienia „szybkiego pieniądza” nie zawsze decydowałem się na współpracę na podstawie umowy. Bardzo szybko nauczyłem się nie łamać tej zasady pracy bez umowy. W większości przypadków wszystko przebiegało tak samo. Wstępne ustalenia, co do realizacji projektu, przygotowanie wstępnych projektów dogadanie ewentualnych poprawek i nagle informacja od klienta, że znalazł sobie kogoś tańszego. A ja? No cóż… straciłem mnóstwo czasu, który mogłem wykorzystać aby znaleźć konkretnego, poważnego klienta, z którym podpisałbym umowę.
Umowa przyjacielem grafika
Nie bez powodu mówi się, że umowa jest Twoim przyjacielem. W umowie zawierasz wszystkie ustalenia jakich dokonałeś ze swoim zleceniodawcą. Dzięki spisaniu wszystkiego szczegółowo masz tak naprawdę zawarty w umowie cały plan działania. Co i jak po kolei realizować. Na wypadek gdyby klient doszedł do wniosku, że jednak ta koncepcja mu nie odpowiada (mimo, że wcześniej ją zaakceptował), w umowie powinien być odpowiedni zapis w razie wystąpienia takiej sytuacji. Scenariusz w postaci umowy musi być przemyślany i napisany językiem przystępnym dla klienta. Nasz zleceniodawca nie może mieć wątpliwości, co zawierają poszczególne paragrafy. Im bardziej umowa jest skomplikowana i pisana prawniczym językiem, tym bardziej odstrasza klienta – takie jest moje zdanie.
Co powinna zawierać umowa?
Zatem, jakie rzeczy powinny być zawarte w naszej umowie? Na pewno elementy, które powinny się pojawić to m. in. terminy określające kolejne etapy współpracy, ilość możliwych korekt do projektu czy kwestia zaliczki i wynagrodzenia. Opiszę kilka najważniejszych wg. mnie kwestii, które powinny pojawić się w takiej umowie. Dobrym wstępem do sporządzania umowy może być mój wcześniejszy artykuł opisujący czego nie powinno się oczekiwać od grafika. Ten wpis na pewno zasugeruje Ci jak skonstruować niektóre punkty w umowie, aby uniknąć pewnych rzeczy.
Zaliczka czy zadatek?
Obie opcje mają jedno zadanie. Dać pewność, że klient decydując się na współpracę z nami nie wycofa się w trakcie realizowania projektu. Bardzo często klienci używają nieświadomie zaliczki i zadatku jako synonimów, co jest oczywiście błędem. Zatem, jaka jest różnica między tymi dwoma? Konkretny przykład. Co dzieje się w przypadku, kiedy umowa nie zostaje wykonana? Przy wpłacie zaliczki przez klienta będziemy musieli zwrócić mu wpłaconą sumę pieniędzy. Zaliczka wpłacana jest na poczet wykonania umowy, która kończy się wypłatą wynagrodzenia pomniejszonego o sumę wpłaconej zaliczki. Inaczej sprawa ma się przy wpłacie zadatku. Kiedy zleceniodawca wpłaci umówioną kwotę zadatku i w trakcie umowy się rozmyśli, nie mamy obowiązku zwracać mu wpłaconej kwoty. Natomiast jeśli przy wpłacie zadatku przez zleceniodawcę umowa zostanie niewykonana z naszej winy, klient może zarządzać wypłaty dwukrotności zadatku. Trzeba o tym pamiętać decydując się na pobieranie zadatku.
Ilość propozycji i korekt
Warto z góry określić ile projektów wstępnych przedstawimy klientowi jak i ilość korekt, które będą przysługiwać do wybranej opcji. Jeśli chcemy uniknąć przedstawiania propozycji w nieskończoność lub wprowadzania poprawek warto taki punkt umieścić w umowie. Co więcej, warto z góry określić, co rozumiane jest jako „korekta”, a co kryje się pod pojęciem „zmiana”. Dla przykładu: korektą można określić zmianę koloru czcionki lub zmianę kroju czcionki, zmianę umiejscowienia danego obiektu itp. Natomiast zmianą można określić np. połączenie ze sobą dwóch wstępnych projektów w jeden lub zamianę znaku wykorzystanego w logo na zupełnie inny, nowy. Warto uświadomić klienta, co oznacza każde pojęcie, aby uniknąć niedomówień.
Terminy wykonywanych prac
W umowie ważnym elementem jest ścisłe określenie terminów wykonania poszczególnych etapów umowy. Dzięki takim zapisom tworzymy harmonogram, na podstawie którego współpracujemy z klientem. My mamy określony czas na wykonanie wstępnych projektów, następnie klient ma określony czas na zapoznanie się z nimi, zdecydowanie, który jest dla niego najlepszy oraz jakie korekty lub poprawki trzeba będzie do niego nanieść. Dzięki temu na pewno oszczędzimy sporo czasu, a klient będzie znał dokładnie etapy prac, które już zostały wykonane, a które są jeszcze przed nim. Ogólnie o etapach prac, chociażby przy tworzeniu logo, pisałem już w artykule Proces powstawania logo.
Wynagrodzenie i przekazanie praw autorskich
Bardzo ważną kwestią jest przekazanie klientowi praw autorskich do stworzonego projektu. Projekt graficzny logo przekazywany zleceniodawcy bez praw majątkowych jest nic nie warty. Klient nic z takim znakiem graficznym w świetle prawa nie może zrobić. A co ma wspólnego wynagrodzenie i przekazanie praw autorskich? W tym miejscu należy wyraźnie zaznaczyć, że prawa autorskie do przesłanego projektu przechodzą na klienta dopiero w chwili wpłynięcia całości wynagrodzenia. Dzięki takiemu zapisowi unikniemy zwlekania przez zleceniodawcę wypłaty nam umówionej kwoty. Dlaczego ważne jest dokładne wskazanie momentu przekazania majątkowych praw do projektu? Zgodnie z art. 64 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych jeśli w umowie nie będzie określony moment przejścia praw autorskich na nabywcę domniemywa się, że prawa autorskie przechodzą w momencie „przejęcia” utworu (rozumianego jako akceptacja gotowego projektu przez klienta).
Mówiąc, że umowa jest przyjacielem grafika, wcale nie przesadzam. Umowa to podstawa przy współpracy z kontrahentem. Sam to zauważysz zdobywając doświadczenie, współpracując z coraz większą ilością ludzi/firm.
