Organizacja plików w projektach, co przekłada się na optymalizację czasu pracy jest bardzo ważnym elementem. Każdy wypracowuje swoje własne techniki realizacji projektów. Czasami są bardziej, a czasami mniej zorganizowane. Cel natomiast każdy ma jeden, aby było to przyjemne i możliwie jak najszybsze. Na to składa się również to, w jaki sposób organizujemy pliki w naszym projekcie, ale i nie tylko w tym jednym, ale i wszystkich projektach.
Moja historia od chaosu do harmonii plików
Kto z nas, spośród osób zajmujących się projektowaniem nie miał u siebie podobnej sytuacji z obrazka poniżej na początku swojej przygody z tą branżą?
Jestem jedną z tych osób. Cóż… do pewnego momentu było to całkiem ok i na krótką metę się sprawdzało. Z czasem jednak zacząłem mieć stałych klientów i niekiedy trzeba było wrócić do jednego z wcześniejszych projektów. W przykładzie powyżej jest to jedna z jaśniejszych sytuacji, który z plików jest tą ostateczną wersją, ale też nie do końca, bo jednak klient wybrał wersję przedostatnią tego projektu. Dobrze, że jeszcze można spojrzeć na datę modyfikacji. Od tamtej sytuacji zaczęła się moja historia z początkami zapanowania nad chaosem w moich plikach projektowych.
Pierwsza koncepcja – dla ludzi o mocnych nerwach
Pierwsza moja koncepcja nie była niczym szczególnym. Myślałem o budowaniu portfolio i bardziej pod tym kątem budowałem swoje drzewo projektowe. Zatem struktura moich plików była na ten moment dla mnie jasna i logiczna. Wyglądało to mniej więcej w ten sposób: głównym katalogiem z projektami był katalog PROJEKTY, w którym znajdowały się ich kategorie czyli np.: LOGO, PLAKATY, ULOTKI, WIZYTÓWKI, itp. W każdym takim folderze znajdował się kolejny folder z nazwą klienta, a w nim pliki projektu. Fajnie, tak przynajmniej myślałem wtedy. Wszystko ładnie posegregowane na kategorie, tak jak w portfolio. Życie oczywiście bardzo szybko wszystko zweryfikowało. Klientów pomału zaczęło przybywać, coraz częściej bywało tak, że dany klient zamawiał cały pakiet.
Pozostała jeszcze kwestia jak wyglądał folder z samym projektem. Otóż oprócz plików z projektem był jeszcze jeden folder MATERIAŁY. W tym folderze były wszystkie materiały jakie dostałem od klienta i moje materiały, inspiracje itp. Wszystko okazało się być mało logiczne i czasochłonne w skakaniu po folderach i szukaniu projektów danego klienta. Aby odnaleźć ten jeden plik, który był wykorzystany w trzeciej wersji projektu któregoś z kolejnych zleceń na plakat wydarzenia musiałem zmarnować sporo czasu. Generalnie jedna wielka porażka! Tak poległa pierwsza koncepcja.
Druga koncepcja – błędna, ale lepsza od pierwszej
Przyszedł czas na nową organizacje plików. Nowa struktura wydawała się być naprawdę dobra. Między tą pierwszą koncepcją wydawało się że dzieliła je ogromna przepaść. Tak też było, bo już w głównym folderze PROJEKTY nie było podziału na kategorie, a pojawiły się nazwy klientów. Już samo to, było milowym krokiem do przodu i znacznie wszystko ułatwiło. Banał, ale sam musiałem się o tym przekonać. Wchodząc głębiej, w folder na nazwą klienta np KLIENT XYZ, w nim znajdował się folder z bieżącym rokiem, w którym był kolejny folder z numerem miesiąca, w którym były foldery z projektami zamówionymi w tym miesiącu. Czyli ścieżka do folderu wyglądała mniej więcej tak: PROJEKTY/KLIENT XYZ/2022/05/WIZYTOWKA. To wydawało mi się o wiele bardziej logiczne niż poprzednie rozwiązanie. Bo klient mógł powiedzieć, że chce np. plakat taki jak ostatnio, i że robiliśmy go mniej więcej w zeszłym roku w maju. Już wiedział bym gdzie szukać – była by to idealna sytuacja.
Idąc dalej, w folderze z projektem też się już nieco zmieniło. Znajdował się tam folder MATERIAŁY, w którym wrzucałem wszystkie swoje rzeczy, które wykorzystywałem do realizacji zlecenia. Znajdował się tam też folder OD KLIENTA, w którym jak nietrudno się domyślić były wszystkie rzeczy przesłane przez klienta – brief, materiały, grafiki, teksty itp.
Niestety, dalej okazało się to bardzo czasochłonne, przeklikiwanie poszczególnych folderów z latami i miesiącami, szukanie tego właśnie projektu, w którym dalej było kilka lub kilkanaście wersji projektu. Mimo wszystko, ta koncepcja przetrwała dosyć długo i sprawdzała się raz lepiej, raz gorzej. Najbardziej uporczywe było linkowanie do grafik z innych projektów. Wtedy należało się cofnąć kilka folderów, odszukać ten jeden konkretny i odnaleźć grafikę, która mnie interesowała. Przyszedł rychły koniec drugiej koncepcji, aby mogła narodzić się trzecia.
Trzecia koncepcja – aktualna
Trzecia koncepcja i nadal aktualna. Używam jej do dziś, a spotkałem się z nią gdzieś na jednej z grup facebookowych. Zainspirowało mnie ten wpis i przystosowałem tą koncepcję do własnych potrzeb. Poprzednia była bardzo zagmatwana, a ilość pod folderów sprawiała, że znalezienie czegoś bardzo mocno testowało moją cierpliwość za każdym razem. Postanowiłem znacznie skrócić ścieżkę szukania tego, czego w danej chwili potrzebowałem. Zatem od początku – folder PROJEKTY.
W folderze PROJEKTY znajduje się folder z klientem, np. KLIENT XYZ. To jest jedyne, co przetrwało z poprzedniej koncepcji. Teraz w folderze z danym klientem znajdują się od razu wszystkie projekty, które były i są dla niego realizowane, ale w sposób uporządkowany – chronologicznie. Każdy folder z projektem ma swój unikalny kod na początku wg pewnego schematu. Ten jest bardzo prosty: SKRÓT-KLIENTA_NUMER-PROJEKTU_DATA dalej już nazwa danego projektu. Czyli np. robiąc plakat dla klienta xyz, folder dla jego pierwszego projektu nazywałby się następująco: XYZ_P001_202205 wizytowka. Dzięki takiemu systemowi nawet podczas wyszukiwania plików/folderów mam ogólny zarys w głowie co to za klient i kiedy mniej więcej realizowany był projekt. Bardzo fajny system, bardzo mi pomógł i pomaga dalej! Ale to jeszcze nie wszystko.
W folderze z klientem jest jeden szczególny folder __COMMON, w którym znajdują się wszystkie pliki, które są często wykorzystywane w projektach dla danego klienta. Dzięki temu wiem gdzie tych plików szukać i nie błądzę po innych folderach z projektami klienta. Ok, a co się zmieniło w folderze z danym projektem? Wchodzimy do takiego folderu, a tam kolejne foldery:
Old – w tym folderze znajdują się stare wersje projektów tak, aby w głównym folderze się nie plątały. W głównym folderze zostaje tylko plik, z aktualną wersją projektu.
Links – w tym folderze znajdują się pliki linkowane bezpośrednio do projektu: grafiki, obrobione zdjęcia itp.
Materials – w tym folderze znajdują się wszystkie pliki od klienta: brief, grafika, teksty itp.
Out – w tym folderze znajdują się wszystkie pliki przygotowane do druku, które zostały wysłane do klienta lub do drukarni – naprawdę ostateczne wersje.
Co więcej, w folderze głównym jak już wcześniej wspomniałem znajduje się tylko aktualna wersja pliku z projektem. Jego nazwa zawiera taki sam początek nazwy jak folder, w którym się znajduje. Dzięki takiemu nazewnictwu wszystko jest spójne i naprawdę łatwe do odnalezienia. Co do samego nazewnictwa, zawsze odpowiednio wersjonuję pliki projektu, tylko już nie za pomocą ilości słów „ok”! Teraz każda wersja pliku ma na końcu odpowiedni sufix. Czyli np. XYZ_P001_202205 wizytowka – v1, XYZ_P001_202205 wizytowka – v2 itd. Poprzednie wersje oczywiście od razu przenoszone są do odpowiedniego folderu – Old.
Na końcu zamieszczam wizualizację graficzną jak wygląda moja aktualna organizacja plików w projektach. Polecam, naprawdę sprawdza się bardzo dobrze!
PRO TIP
Pamiętaj aby wersjonować pliki projektu, a przynajmniej te bardziej znaczące zmiany, które nanosisz. Twój klient w każdej chwili może zasugerować powrót do jednej z wcześniejszych wersji projektu lub po porostu chcieć wykorzystania jakiegoś elementu z jednej z poprzednich wersji w wersji aktualnej danego projektu. Dlatego ważne jest, aby zmiany NIE zostawały nadpisywane, a zapisywane jako nowy plik, nowa wersja.
Podsumowanie
Wersji organizacji plików w projekcie było w rzeczywistości trochę więcej. Zmieniały się jedynie pewne elementy, których nie warto było tutaj wspominać. Mimo wszystko, w artykule są opisane te najbardziej wpływające na optymalizację pracy. Na początku zawsze ten pierwszy pomysł wydaje się idealny i praktycznie niezastąpiony. W moim przypadku nawet nie zdawałem sobie sprawy w jak dużym błędzie byłem – OMG!
